本文是關(guān)于備用金管理及的會計處理。本文在會計從業(yè)人員和稅務(wù)師的工作學(xué)習(xí)中，為您詳細介紹了備用金管理及會計處理的相關(guān)財稅知識，或許只能幫助您解決備用金管理及會計處理的財稅實際問題。

備用金管理及會計處理，如果你不太清楚，沒關(guān)系。本會計實務(wù)網(wǎng)收集整理了相關(guān)資料，供大家參考。

備用金是單位內(nèi)部各部門工作人員為零星開支、業(yè)務(wù)采購、差旅費等以現(xiàn)金方式借入的款項。為了處理日常零星開支，預(yù)算單位需要保持一定的現(xiàn)金儲備，一般不超過3-5天，以支付零星所需的現(xiàn)金。各預(yù)算單位根據(jù)本單位業(yè)務(wù)量、規(guī)模和零星支出情況申請備付金額度，支付中心根據(jù)預(yù)算單位申請和具體業(yè)務(wù)情況審批備付金額度，并簽訂備付金管理責(zé)任書。

一、使用范圍

備用金主要用于小額、零星報銷費用，使用范圍為：國家規(guī)定的除統(tǒng)一工資支付項目以外的個人其他費用；商務(wù)旅行者必須隨身攜帶的差旅費用；其他確需以現(xiàn)金支付的費用等。

第二，儲備基金的管理

(一)配額管理

定額管理是指根據(jù)用款部門的實際需要，核定備用金定額和調(diào)撥現(xiàn)金的管理方式。用款部門按規(guī)定的支出范圍使用備用金后，憑有關(guān)支出憑證向財會部門報賬，財會部門全額支付現(xiàn)金，使備用金仍與定額相符。一般情況下，用于開支的零用現(xiàn)金應(yīng)實行限額管理；對于用于銷售的小額現(xiàn)金，要根據(jù)業(yè)務(wù)柜臺組核定限額，并分配到現(xiàn)金部。各專柜組總能從銷售金額中保留核定的零款，不存在支出報銷的問題。

(二)非配額管理

無定額管理是指支付部門根據(jù)實際需要向會計部門收取款項的管理方式。在憑相關(guān)支出憑證向會計部門報銷時，按減少備用金處理，直至用完。如需補充備用金，另行辦理撥款和領(lǐng)取手續(xù)。對農(nóng)副產(chǎn)品收購儲備資金，集中收購?fù)�季一般采取無限額管理，淡季零星收購采取限額管理，交割為輔。

無論實行哪種管理措施，都要建立健全備用金的收取、保管和報銷程序，指定專人負責(zé)備用金的管理。管理人員變動時，必須辦理交接手續(xù)，明確經(jīng)濟責(zé)任。

詳情如下：

1.因業(yè)務(wù)原因長期借用零用現(xiàn)金的人員，可根據(jù)實際情況經(jīng)財務(wù)部辦公室批準，劃出固定金額的現(xiàn)金并指定使用范圍；使用部門必須設(shè)立專人管理備用金，備用金管理人員必須妥善保管支付備用金的收據(jù)、發(fā)票和各種報銷憑證，并設(shè)立備用金登記簿，記錄各種零星支出。

2.財務(wù)部辦公室應(yīng)根據(jù)借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立零用金明細賬，并按月及時清理。

3.借用備用金的人員應(yīng)及時還清賬款。無故拖延，在財務(wù)部辦公室發(fā)出最后一次催款通知后仍未辦理的，從下月起直接從工資中扣除，不再另行通知。

4.新年度動用備用金時，必須在年度終了時重新辦理貸款手續(xù)，核銷年度貸款。

三、預(yù)付款應(yīng)用程序pro

工作人員需要先去財務(wù)部辦公室拿一張“借款單”，財務(wù)人員會根據(jù)實際需要給借款人發(fā)放“借款單”。借款人按規(guī)定格式填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途、借款金額，經(jīng)部門負責(zé)人、總經(jīng)理簽字批準后，到財務(wù)部辦理借款手續(xù)。財務(wù)人員應(yīng)核對已簽字的“借款單”的各項內(nèi)容是否正確、完整，核對無誤后方可辦理付款手續(xù)。

2.業(yè)務(wù)完成后，報銷流程：

(1)備用金支出后報銷時，需要在費用明細欄中寫明具體用途和支出明細(如用途與申請不同，須詳細說明)，同時須提供發(fā)票。

(2)借款人在辦理報銷手續(xù)時，財務(wù)人員應(yīng)查閱“備用金”明細賬，查明報銷人員的原借款金額，及時支付報銷的多余資金并歸還給他。如果償還后的數(shù)額低于備用金數(shù)額，應(yīng)允許他們歸還余額，以結(jié)清原借款單所借的賬戶。

(3)其他部門臨時借款范圍(審批額度按第二標(biāo)準執(zhí)行):員工出差借款時，需根據(jù)具體情況申請借款額度。首先由零用金保管員填寫零用金申請，然后由部門經(jīng)理審批，再由財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批。并在員工出差回公司后七天內(nèi)報銷。

其他與業(yè)務(wù)有關(guān)的貸款，由備用金保管人先填寫備用金申請，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，交財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批，費用由財務(wù)在七天內(nèi)報銷沖抵。

(二)儲備基金的托管人

備用金保管人填寫備用金申請，注明特定用途部門經(jīng)理審批，財務(wù)部審核，財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批。如零用金為一次性支出，部門零用金保管員應(yīng)在支出后七日內(nèi)報銷；如果零用現(xiàn)金是經(jīng)常性和零星支出，部門零用現(xiàn)金保管員應(yīng)在每月月底前向財務(wù)部報銷。必要的話可以再申請。

1.在不超過單項和累計限額的情況下，財政部門將發(fā)放備用金。

2.超過單個額度但不超過累計額度的，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理批準，財務(wù)部發(fā)放備用金。

3.超過累計數(shù)額的，財務(wù)部不予發(fā)放備用金。

四、預(yù)備費的會計處理

(一)配額管理

1.按照定額分配備用金：

借：——其他應(yīng)收款備用金

貸項：庫存現(xiàn)金

2.用后報銷(花多少，花多少計入成本，“補”指用現(xiàn)金補花的)

借：管理費用(銷售費用等。)

貸項：庫存現(xiàn)金

(二)非定額管理財務(wù)部根據(jù)企業(yè)內(nèi)部某個部門或個人的實際需要，一次性支付現(xiàn)金，使用后提交相關(guān)原始憑證報銷。報銷時，會計部門根據(jù)已付金額和待報銷金額進行清算。余額全部收回，不足的，補足差額。

1.按實際金額分配備用金：

借方：——其他應(yīng)收款準備基金()

貸項：庫存現(xiàn)金

2.使用后報銷(報銷、多付和少付)

借：管理費用(銷售費用等。)庫存現(xiàn)金(借入過多并由經(jīng)辦人員歸還的現(xiàn)金)

貸：——其他應(yīng)收款準備基金()

或者：

借：管理費用(銷售費用等。)

貸：其他應(yīng)收款：——備用金()庫存現(xiàn)金(原借款少的，應(yīng)補足經(jīng)辦人員現(xiàn)金)。

(定額管理的“備用金”科目的金額平時不變，只有在企業(yè)改變備用金定額時才發(fā)生變化。)

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如行政部實際購買辦公用品1 780元，自行墊付180元，則在報銷時除編制規(guī)定外，還將編制轉(zhuǎn)賬憑證，其會計分錄如下：

借：管理費1 780

貸項：其他應(yīng)收款——定額備用金(行政科)1 600

現(xiàn)金1 80

出納向行政部支付現(xiàn)金180元，返還行政部經(jīng)辦人員支付的現(xiàn)金180元。

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